Etiqueta do e-mail, O que Fazer e NÃO fazer para tornar o ambiente mais Produtivo

Caros Colegas e amigos,  a um tempo atrás tomei uma decisão radical: vou ler e-mails somente nas horas raras que tenho de ociosidade, aeroportos, filas, ou outro horário que não seja "nobre" para a função que executo, pois a quantidade de e-mails que recebo por dia, considerando a empresa (DB1) a qual estou na função de presidente e entidades que atuo como voluntário em cargos de direção (Sociedade de Garantia de Crédito, Sindicato de Empresas de Tecnologia da Informação, Sicoob),  geram uma quantidade de e-mails diários na minha caixa postal, que simplesmente eu gastaria o dia todo para trata-los adequadamente, ou seja, não faria mais nada da vida. Atualmente até para apagar e-mails desnecessários de ter recebido, gasto um tempo alto em torno de 1 a 2 horas diárias.

Tentando ganhar essa uma hora ou duas horas diárias, e ajudar a outros colegas e amigos a ganhar também,  resolvi investir uma hora para escrever esse artigo.

Qualquer líder conseguiria pelo menos mais duas horas de seu dia (10 horas semanais, 40 horas mensais, 500 horas anuais - equivalente a dois meses), se a cultura de enviar e-mails a toda hora e para qualquer coisa não estivesse tão estabelecido nas organizações.

A primeira coisa que os lideres teriam que ter em conta, é que qualquer pessoa em posição de liderança, seja um líder de equipe, projeto, departamento, área, empresa ou instituição, deveria gastar mais tempo com as pessoas do que atrás de um computador, e estou muito tranquilo com a decisão que tomei de deixar o e-mail para segundo plano, pois tenho conseguido fazê-lo, e tem gerado resultados muito interessantes para as ações que estou envolvido, inclusive redução de e-mails, pois trato muitas coisas pessoalmente. Assim temos que nos unir nessa missão de ajudar a aculturar quem manda e-mails... ou não seremos mais lideres (independente de posição ou cargo).

Seguem as dicas para quem manda e-mail (vou por numerado porque, nós de exatas, entendemos melhor assim):

  1) Não discutir assuntos por e-mail. E-mail nasceu, para comunicar e informar. Se precisa debater um assunto, procure as pessoas envolvidas, se a pessoa estiver distante, agende uma webconference,, ou ainda levantar da cadeira e procurar a pessoa diretamente. Constantemente sou copiado em e-mails, que vão e voltam em uma discussão sem fim. Com as pessoas me copiando, para ver se eu me posiciono ou tomo partido, sendo que não tenho uma relação direta com o assunto, ou ainda, precisaria ser acionado somente se as pessoas não chegassem a um consenso. Uma vez, na DB1, duas pessoas trocaram mais de 8 e-mails, me copiando e estavam sentadas a menos de 3m de distância na mesma sala discutindo um problema... fiz questão de ir lá pessoalmente e conversar com elas sobre a postura equivocada e ajuda-los a resolver a situação. Resolvemos em menos de 5 minutos, pessoalmente. (Temos que ser exemplo).

  2) Se precisar copiar pessoas sobre um assunto, somente copie as pessoas que realmente precisam saber em primeira instância. Não envolva outras pessoas para resolver SEU PROBLEMA, de economizar o SEU TEMPO de ter que fazer outro e-mail. Podem existir pessoas mais ocupadas que você.

  3) Não tente buscar mais comprometimento das pessoas, copiando pessoas de mais alto nível na organização no seu e-mail. Se for necessário, depois das tratativas sem sucesso, envie um e-mail diretamente para o superior... ou melhor ligue ou melhor ainda... agende uma reunião com todos os envolvidos.

 4) Não envie e-mails para listas genéricas corporativas, se realmente o assunto não interessar a todas as pessoas da lista. Você provocará a perda de tempo de muitas pessoas, pois elas vão ter que ler parcialmente para identificar se o assunto não pertence a elas.

 5)  Não envie e-mails "off-topic" em listas de proposito especifico. Sem comentários adicionais.

 6)  Se for enviar e-mails com piadinhas... envie somente para aqueles que você tem certeza que gosta de receber esse tipo de  e-mail, peça autorização antes para enviar um ou enviar sempre.

 7) e-mail marketing. Tenha certeza que esse assunto interessa a pessoa e ela autorizou antes. Adicionar links (que muitas vezes não funcionam) para remover da lista depois de enviar a primeira vez, é um contra-marketing. Tenho amigos que tem interesses específicos em Montain Bike e se adicionam em mailing de lojas para estarem por dentro da promoção. Isso está ok. Atualmente qualquer loja que você se cadastra nem perguntam se deseja receber informativos. Mandam e perguntam se você quer parar de receber. Para mim, pessoalmente denigre a reputação da loja ou marca.

  8) Convites. "Hoje vai ter futebol", convite quem você conhece que tem interesse. Não envie para lista para simplesmente você ficar de boa, que convidou todo mundo.

  9) Tamanho do texto. Tenho por habito deletar e-mails com mais de 3 linhas. Se for falar comigo sintetize no primeiro parágrafo. Adicione mais detalhes a partir do segundo parágrafo, somente se for necessário e a leitura deve ser opcional. Pense no e-mail, como uma manchete de jornal, com o primeiro parágrafo que diz sobre o que se trata e qual é o ponto de vista, o meio do texto com a argumentação para sustentar o ponto de vista e a conclusão, reforçando o ponto de vista inicial (um pouquinho de técnica de redação ajuda).

 10) Seja objetivo e conclusivo logo no início. Recebo muitos e-mails onde as pessoas escrevem, escrevem mas elas não dizem o que querem que eu faça, e/ou interaja, ou se é somente para ciência. Acabo lendo linhas e linhas e no final, tenho que responder perguntando "o que precisa de mim?", o que me irrita muito, pois sei que esse e-mail vai se transformar em mais um, e não dei conta dele. Se precisar desabafar... sou parceiro... me procure pessoalmente que conversamos. Se tiver uma cervejinha melhor. e-mail não.

 Em resumo, penso que devemos escrever e-mails pensando na pessoa que vai receber, em resolver o problema dela e não o nosso. Penso que temos que ser objetivos e simples no escrever para que passemos a mensagem no menor tempo. Penso que temos que salvar mais tempo do nosso dia, e estar mais em contato físico com as pessoas (outra fonte de eliminação de e-mails). Penso que precisamos nos educar de como usar essa fantástica tecnologia a nosso favor e não contra nós. Até lá, se precisarem de mim mais rapidamente, podem me procurar pessoalmente ou me ligar.

 Espero que esse pequeno artigo gere alguns "insigts" e ajudem várias pessoas a refletirem sobre o uso do tempo delas e do que nossas ações provocam no tempo dos outros, e quem tiver mais dica, não me mandem um e-mail, postem comentários nesse artigo para me ajudar e ajudar a outras pessoas.

Ilson Rezende
Fonte: Meus pensamentos