Etiqueta do e-mail, O que Fazer e NÃO fazer para tornar o ambiente mais Produtivo

Caros Colegas e amigos,  a um tempo atrás tomei uma decisão radical: vou ler e-mails somente nas horas raras que tenho de ociosidade, aeroportos, filas, ou outro horário que não seja "nobre" para a função que executo, pois a quantidade de e-mails que recebo por dia, considerando a empresa (DB1) a qual estou na função de presidente e entidades que atuo como voluntário em cargos de direção (Sociedade de Garantia de Crédito, Sindicato de Empresas de Tecnologia da Informação, Sicoob),  geram uma quantidade de e-mails diários na minha caixa postal, que simplesmente eu gastaria o dia todo para trata-los adequadamente, ou seja, não faria mais nada da vida. Atualmente até para apagar e-mails desnecessários de ter recebido, gasto um tempo alto em torno de 1 a 2 horas diárias.

Tentando ganhar essa uma hora ou duas horas diárias, e ajudar a outros colegas e amigos a ganhar também,  resolvi investir uma hora para escrever esse artigo.

Qualquer líder conseguiria pelo menos mais duas horas de seu dia (10 horas semanais, 40 horas mensais, 500 horas anuais - equivalente a dois meses), se a cultura de enviar e-mails a toda hora e para qualquer coisa não estivesse tão estabelecido nas organizações.

A primeira coisa que os lideres teriam que ter em conta, é que qualquer pessoa em posição de liderança, seja um líder de equipe, projeto, departamento, área, empresa ou instituição, deveria gastar mais tempo com as pessoas do que atrás de um computador, e estou muito tranquilo com a decisão que tomei de deixar o e-mail para segundo plano, pois tenho conseguido fazê-lo, e tem gerado resultados muito interessantes para as ações que estou envolvido, inclusive redução de e-mails, pois trato muitas coisas pessoalmente. Assim temos que nos unir nessa missão de ajudar a aculturar quem manda e-mails... ou não seremos mais lideres (independente de posição ou cargo).

Seguem as dicas para quem manda e-mail (vou por numerado porque, nós de exatas, entendemos melhor assim):

  1) Não discutir assuntos por e-mail. E-mail nasceu, para comunicar e informar. Se precisa debater um assunto, procure as pessoas envolvidas, se a pessoa estiver distante, agende uma webconference,, ou ainda levantar da cadeira e procurar a pessoa diretamente. Constantemente sou copiado em e-mails, que vão e voltam em uma discussão sem fim. Com as pessoas me copiando, para ver se eu me posiciono ou tomo partido, sendo que não tenho uma relação direta com o assunto, ou ainda, precisaria ser acionado somente se as pessoas não chegassem a um consenso. Uma vez, na DB1, duas pessoas trocaram mais de 8 e-mails, me copiando e estavam sentadas a menos de 3m de distância na mesma sala discutindo um problema... fiz questão de ir lá pessoalmente e conversar com elas sobre a postura equivocada e ajuda-los a resolver a situação. Resolvemos em menos de 5 minutos, pessoalmente. (Temos que ser exemplo).

  2) Se precisar copiar pessoas sobre um assunto, somente copie as pessoas que realmente precisam saber em primeira instância. Não envolva outras pessoas para resolver SEU PROBLEMA, de economizar o SEU TEMPO de ter que fazer outro e-mail. Podem existir pessoas mais ocupadas que você.

  3) Não tente buscar mais comprometimento das pessoas, copiando pessoas de mais alto nível na organização no seu e-mail. Se for necessário, depois das tratativas sem sucesso, envie um e-mail diretamente para o superior... ou melhor ligue ou melhor ainda... agende uma reunião com todos os envolvidos.

 4) Não envie e-mails para listas genéricas corporativas, se realmente o assunto não interessar a todas as pessoas da lista. Você provocará a perda de tempo de muitas pessoas, pois elas vão ter que ler parcialmente para identificar se o assunto não pertence a elas.

 5)  Não envie e-mails "off-topic" em listas de proposito especifico. Sem comentários adicionais.

 6)  Se for enviar e-mails com piadinhas... envie somente para aqueles que você tem certeza que gosta de receber esse tipo de  e-mail, peça autorização antes para enviar um ou enviar sempre.

 7) e-mail marketing. Tenha certeza que esse assunto interessa a pessoa e ela autorizou antes. Adicionar links (que muitas vezes não funcionam) para remover da lista depois de enviar a primeira vez, é um contra-marketing. Tenho amigos que tem interesses específicos em Montain Bike e se adicionam em mailing de lojas para estarem por dentro da promoção. Isso está ok. Atualmente qualquer loja que você se cadastra nem perguntam se deseja receber informativos. Mandam e perguntam se você quer parar de receber. Para mim, pessoalmente denigre a reputação da loja ou marca.

  8) Convites. "Hoje vai ter futebol", convite quem você conhece que tem interesse. Não envie para lista para simplesmente você ficar de boa, que convidou todo mundo.

  9) Tamanho do texto. Tenho por habito deletar e-mails com mais de 3 linhas. Se for falar comigo sintetize no primeiro parágrafo. Adicione mais detalhes a partir do segundo parágrafo, somente se for necessário e a leitura deve ser opcional. Pense no e-mail, como uma manchete de jornal, com o primeiro parágrafo que diz sobre o que se trata e qual é o ponto de vista, o meio do texto com a argumentação para sustentar o ponto de vista e a conclusão, reforçando o ponto de vista inicial (um pouquinho de técnica de redação ajuda).

 10) Seja objetivo e conclusivo logo no início. Recebo muitos e-mails onde as pessoas escrevem, escrevem mas elas não dizem o que querem que eu faça, e/ou interaja, ou se é somente para ciência. Acabo lendo linhas e linhas e no final, tenho que responder perguntando "o que precisa de mim?", o que me irrita muito, pois sei que esse e-mail vai se transformar em mais um, e não dei conta dele. Se precisar desabafar... sou parceiro... me procure pessoalmente que conversamos. Se tiver uma cervejinha melhor. e-mail não.

 Em resumo, penso que devemos escrever e-mails pensando na pessoa que vai receber, em resolver o problema dela e não o nosso. Penso que temos que ser objetivos e simples no escrever para que passemos a mensagem no menor tempo. Penso que temos que salvar mais tempo do nosso dia, e estar mais em contato físico com as pessoas (outra fonte de eliminação de e-mails). Penso que precisamos nos educar de como usar essa fantástica tecnologia a nosso favor e não contra nós. Até lá, se precisarem de mim mais rapidamente, podem me procurar pessoalmente ou me ligar.

 Espero que esse pequeno artigo gere alguns "insigts" e ajudem várias pessoas a refletirem sobre o uso do tempo delas e do que nossas ações provocam no tempo dos outros, e quem tiver mais dica, não me mandem um e-mail, postem comentários nesse artigo para me ajudar e ajudar a outras pessoas.

Ilson Rezende
Fonte: Meus pensamentos

TICNOVA reuniu 900 profissionais e estudantes em Maringá

Evento, realizado de 5 a 7 de agosto, promoveu o encontro do setor de Tecnologia da Informação e Comunicação e um ambiente propício para aprendizado, interação e inovação

 O TICNOVA, evento realizado em Maringá, de 5 a 7 de agosto, e destinado ao setor de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), reuniu cerca de 900 participantes, entre empresários, profissionais e estudantes, que se distribuíram em 137 horas de programação, incluindo 23 palestras, oito minicursos, dois workshops e o Hackathon.

Inédito em Maringá e Região, o evento foi promovido pelo Arranjo Produtivo Local (APL) de Software de Maringá e Região e Conselho de Desenvolvimento de Maringá (Codem) em parceria com o Sebrae/PR, Senai, Prefeitura Municipal, Software By Maringá, Centro de Inovação de Maringá (CIM), Sind-Ti, Universidade Estadual de Maringá (UEM), Centro Universitário de Maringá (UniCesumar), Faculdade Cidade Verde (FCV), Associação Nacional das Empresas de Soluções de Internet e Telecomunicações (Redetelesul) e Startup Maringá.

Ademir Faria, coordenador do APL de Software de Maringá e Região, comemorou os resultados e afirmou que o TICNOVA atingiu o objetivo de promover um ambiente de aprendizado, interação e inovação. “Rompemos barreiras ao integrar o setor público, privado e estudantes. Isso facilita o fortalecimento do setor e potencializa futuras ações”, enfatizou.

O evento, segundo Ademir Faria, já nasceu grande e com abrangência regional e, a partir das próximas edições anuais, a expectativa é ampliá-lo para que, gradualmente, ganhe relevância nacional. “Parabenizo toda equipe organizadora e de palestrantes renomados que acreditaram nesse sonho e contribuíram para o evento ter alto nível de qualidade”, elogiou.

Érica Cristina Sanches, consultora do Sebrae/PR, ressaltou que o TICNOVA também cumpriu o propósito de mostrar a força do setor para a economia de Maringá. “São empresas e profissionais que, muitas vezes, não são vistos e, no evento, mostraram a sua força empreendedora. O Sebrae/PR está junto nessa empreitada de tornar a cidade reconhecida como referência em produção de software.”

O ex-prefeito de Maringá e presidente do CIM, Silvio Barros, foi um dos palestrantes do evento. Para ele, os participantes do TICNOVA presenciaram um momento histórico, que foi o nascimento do maior evento de TIC do Brasil. “Com o dinamismo do setor, este evento tem tudo para crescer. Estamos iniciando uma nova era de inovação, de desenvolvimento e de tecnologia na cidade.”

Francisco Isidro Massetto, professor de ciência e engenharia da computação na Universidade Federal do ABC, em São Paulo, também palestrou durante o evento. Em sua avaliação, o Brasil precisa de iniciativas como essa, que valoriza o capital intelectual e a troca de conhecimento entre as diversas áreas envolvidas no setor.

“É preciso unir o setor e promover o conhecimento para acelerar o desenvolvimento do País, e o TICNOVA traz esse objetivo definido. Sem dúvida, é louvável a coragem das entidades e das pessoas que fizeram o evento acontecer”, assinalou Francisco Masseto. O TICNOVA também contou com diversos outros palestrantes renomados que atuam, por exemplo, na International Business Machines (IBM), Associação de Startups do Brasil, Nokia e Embarcadero.

Os sócios-proprietários da Gold Software, Luciana Alves Tavares e Stefano Dias, participaram do TICNOVA a afirmaram que foi uma oportunidade ímpar para adquirir novos conhecimentos e sanar dúvidas. “É muito interessante um evento específico para o setor e que atrai palestrantes e participantes de outras localidades do País. Isso provoca uma troca de informações muito produtiva e nos ajuda a perceber que estamos no caminho certo”, frisou Luciana Tavares.

Hackathon

O TICNOVA também promoveu o Hackathon, primeira maratona de programação de Maringá, realizada de 3 a 4 de agosto. A ação pré-evento teve 24 horas de duração e reuniu mais de 70 programadores, divididos em 18 equipes. O desafio dos participantes era desenvolver soluções para três problemáticas sugeridas pela Prefeitura Municipal nas áreas de transporte, educação e assistência social.

 A Nokia concedeu premiação para as soluções em formato Windows Phone. Nessa seleção, a equipe DB Loucos foi a vencedora, e as equipes 24 Horas e Delta Force ficaram em segundo e terceiro lugar, respectivamente.

Já na premiação geral do Hackathon, a equipe Delta Force foi a vencedora com aplicativo na área de transporte. O grupo ganhou um cheque de R$ 2 mil reais, o patenteamento do projeto e ainda bolsas de Pós-Graduação em Desenvolvimento Mobile da Faculdade Cidade Verde.

Números

Em Maringá e Região, estimativas apontam que o setor de TIC conta com mais de 400 micro e pequenas empresas que geram cerca de 4 mil empregos diretos. Em 2012, o setor cresceu 26%, sendo que a média nacional ficou na casa dos 14,5%. Somente as empresas associadas ao APL de Software de Maringá e Região faturaram, juntas, mais de R$ 300 milhões.

Fonte: SEBRAE

Ticnova Maringá - Startup, Inovação e Integração

Maringá sediará um dos maiores eventos de tecnologia da informação do Sul do Brasil. O TICNOVA. www.ticnova.com.br (de 5 a 7 de agosto de 2013) . A palestra de Abertura será com Walter Longo (Assessor de Roberto Justos no programa O Aprendiz.

Além da palestra de abertura e uma enxurrada de trilhas... destacamos o Hackathon, maratona para fomentar soluções para o Município de Maringá, em 24 horas e a Oficina da Criatividade.

Inovação é a ordem do dia para a Cidade de Maringá!

Ilson Rezende

O futuro das atuais empresas de TI no Brasil

Nunca esteve tão incerto o futuro das empresas de tecnologia da informação como nessa época. A velocidade das mudanças tecnológicas, novos produtos e a entrada das empresas globais de serviço no Brasil trazem uma enorme pressão sobre as empresas brasileiras. Adicionando a esse cenário, a falta de mão de obra atual e a provável falta futura de 100 mil pessoas, o desafio de sustentabilidade das empresas brasileiras tornam-se quase insuperáveis, para aqueles que não repensarem seu portfólio de produtos e serviços atuais.

Como se não bastasse, nossos contratos são reajustados pelo IGPM, os salários são reajustados no mínimo duas vezes acima desse índice. Para algum empresário que ainda tem dúvidas, basta pegar os salários dos colaboradores que estavam trabalhando em dezembro de um ano e ainda estão em dezembro do ano seguinte e comparar o crescimento da massa salarial dessas pessoas. Se essa afirmação não for verdade, por favor entrem em contato e me ensinem a fórmula mágica.

As empresas de serviço têm tido seus preços puxados para baixo, através da entrada de empresas indianas no Brasil e do formato de compra governamental realizados atualmente através de pregão eletrônico no governo.

As empresas de ERP enfrentam o problema de saturação do mercado de médias e grandes empresas, forçando os grandes players a focarem mercados que antes eram atendidos pelas micro e pequenas empresas de desenvolvimento de software, adicionado ao atual movimento de consolidação desses players de ERP no Brasil através da TOTVS, é um outro fenômeno que tem puxado os preços para baixo.

Aqui em Maringá, conhecemos histórias de empresários que estavam em processo de perda de seus clientes para concorrentes, que tinham uma escala muito maior e preços mais competitivos, e o processo foi tão rápido que a única forma de sobrevivência foi se tornarem representantes comerciais de seus concorrentes, para preservarem a carteira de clientes.

Isso acaba trazendo o entendimento do que outros mercados já entenderam: cada empresa tem que fazer mais com menos, se especializar ao máximo, encontrar um nicho onde é extremamente competitivo, identificando seu público alvo e o que entrega de valor (diferenciais) a mais para esse público, do que outras empresas no mercado... e mais do que isso, ter escala para ter preço competitivo.

Seria até mais simples, se não estivéssemos no olho do furacão, em termos de mudança: Mudança da força de trabalho (geração Y), mudança do mercado consumidor (novas classes sociais emergentes, novo perfil de empresários e empresas) da forma de consumo (e-commerce, social commerce, market place etc.), dos dispositivos que disponibilizamos nossas aplicações (PC, SMARTPHONE, SMARTTV etc.), tudo isso gerando uma pressão por inovação nos produtos que oferecemos atualmente, e o governo roubando nossa atenção e capacidade de investimento com os SPEDs e suas obrigações acessórias.

  

Tudo isso junto, gera o cenário ideal para que muitas empresas morram, outras se reinventem, outras surjam. Assim como contamos histórias de empresas que se perderam na década de 80, com o advento da micro-informática e serviços. Muitas de nossas empresas serão história nos próximos anos.

A única solução para as empresas é por meio da inovação, cooperação empresarial e acesso a novos mercados, com soluções de alta escalabilidade. A inovação vai permitir que as empresas mudem seu portfolio de produtos para produtos mais simples de serem mantidos, utilizados e implantados, ou diretamente ou através de canais, demandando menos mão de obra e a surfarem uma onda de rentabilidade jamais conhecida pelas empresas brasileiras, farão elas passarem ao lado dos grandes players globais sem serem atingidas. 

Enquanto os novos empresários estão montando suas “startups”, os empresários atuais, precisarão pensar em “spin-offs”, que talvez se tornem no futuro maior que suas empresas atuais, ou que “pivotem” suas empresas, da forma que são conhecidas hoje.

E uma dica que deixaria, considerando que as empresas brasileiras têm uma alta especialidade em soluções coorporativas, se tivesse que fazer uma sugestão é que as empresas concentrassem seus esforços em encontrar problemas globais de determinado seguimento de empresas (B2C), criar uma solução e vender aqui e mundo afora. Deixemos as soluções para consumidor final (B2C) para as empresas do Vale do Silício.

E que venha o futuro!

Ilson Rezende